-
Geacht lid,
Ongetwijfeld hebben jullie wel eens gehoord van de nieuwe Privacywet voor o.a. voetbalverenigingen. Voluit : Algemene Verordening Bescherming Persoonsgegevens (AVG).
Wat slaan we op, waarvoor wordt het gebruikt en hoe kun je gegevens inzien, wijzigen en verwijderen.
Precies daar gaat het om, het beschermen van de gegevens die je bij inschrijving als lid hebt verstrekt en die noodzakelijk zijn om te kunnen voetballen.
Deze gegevens(data) worden door onze leden en financiele administrateurs verwerkt in Sportlink ten behoeve van de KNVB en de vereniging (contributie) en dan ben je gerechtigd om voor de vereniging te voetballen.
Met Sportlink hebben wij overigens een zogenaamde verwerkersovereenkomst gesloten met daarin ook waarborgen voor jouw privacy.
De nieuwe Prvacywet geeft je de volgende rechten:
Het recht van inzage in door jouw verstrekte gevens.
Het recht op rectificatie, verbetering van onjuiste of onvolledige gevens.
Het recht om vergeten te worden na 2 jaar als je gestopt bent als lid bij Nieuw Borgvliet worden je gegvens niet meer bewaard.
Het recht op overdraagbaarheid van gegevens als je bij voorbeeld naar een andere vereniging wilt.
Het recht van bezwaar als je het niet eens bent met de wijze waarop de vereniging met jouw gevens omgaat.
De vereniging zal zonder jouw toestemming nooit gegevens verstrekken aan derden als overheden, leveranciers etc.
Hieronder zal het Privacyprotocol van RKVV Nieuw Borgvliet worden geplaatst waarin bovenstaande uitgebreider is beschreven.
Foto’s
Foto’s , films, video’s van elftallen en wedstrijden zijn toegestaan met de kanttekening dat als het om leden onder de 16 jaar gaat, ouders vooraf toestemming moeten geven. Onder de toestemming wordt ook begrepen het plaatsen op de website van de vereniging.
PS: Als je vragen hebt, kun je altijd terecht bij secretaris Albert Martens.
Privacy Protocol van vereniging RKVV Nieuw Borgvliet
1 Inleiding en begripsbepalingen
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Dit is een aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Hier zijn de regels opgenomen met betrekking tot de verkrijging/verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen, zoals, leden, deelnemers aan de door RKVV Nieuw Borgvliet georganiseerde evenementen en/of competities, alsmede leden en ex-leden van RKVV Nieuw Borgvliet . Een aantal begrippen zijn hierbij belangrijk:
Persoonsgegeven elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijke persoon, dus:, leden, en deelnemers aan de door RKVV Nieuw Borgvliet georganiseerde evenementen en/of competities en ex- leden van RKVV Nieuw Borgvliet .
Verwerken elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Verantwoordelijke het bestuur of ieder ander die alleen of tezamen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; in dit geval de Vereniging RKVV Nieuw Borgvliet
Verwerker degene die ten behoeve van het bestuur, onder diens instructie en verantwoordelijkheid, persoonsgegevens verwerkt,
Betrokkene degene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt; in dit geval de, leden, deelnemers aan de door RKVV Nieuw Borgvliet georganiseerde evenementen en/of competities.
Verstrekken het bekendmaken of ter beschikking stellen van gegeven
2 De Wbp en AVG
De voor de vereniging. meest belangrijke regels met betrekking tot gegevensbescherming kunnen als volgt worden samengevat:
- Wijze van verwerking.
Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt indien dat geschiedt in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.
- Doelbinding
Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en kunnen alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn.
- Kwaliteit
Persoonsgegevens moeten relevant zijn voor de doeleinden waarvoor zij gebruikt worden. Daarnaast moeten persoonsgegevens nauwkeurig zijn, maar ook compleet en up-to-date.
- Transparantie
De betrokkene(n), degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt, moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de verantwoordelijke en van het doel/de doeleinden van de verwerking.
- Beveiliging
De persoonsgegevens moeten op een passende wijze worden beschermd. De verantwoordelijke dient in dit verband voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang, vernietiging, gebruik, wijziging of openbaarmaking van persoonsgegevens.
- Verantwoordelijkheid
De verantwoordelijke voor de verwerking moet verantwoording afleggen voor het nemen van maatregelen die uitvoering geven aan de (voorgaande) vereisten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Deze vereisten kunnen onder andere worden herzien in het licht van veranderende technologieën, markten en het gedrag van gebruikers
PROTOCOL
RKVV Nieuw Borgvliet zal de Wbp naleven en toezien op naleving van de wet- en regelgeving door haar leden. RKVV Nieuw Borgvliet zal zich houden aan de in dit protocol opgenomen principes en regels. Voorts zal RKVV Nieuw Borgvliet dit protocol intern kenbaar maken aan haar leden..
3 De verwerking van persoonsgegevens
Doeleinden verwerking:
RKVV Nieuw Borgvliet verzamelt en verwerkt alleen persoonsgegevens zoals zij die door de betrokkenen t.b.v. een ordelijk verloop van de competitie zijn aangeleverd.
- Het voeren van de ledenadministratie van RKVV Nieuw Borgvliet, berekenen van gedifferentieerde contributie en de organisatie van de gebruikelijke verenigingsactiviteiten.
- Het waarborgen van de veiligheid van gegevens en het zoveel mogelijk beperken van de kans op misbruik.
Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden door RKVV Nieuw Borgvliet niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren.
De persoonsgegevens die in het kader van de ledenadministratie zijn verzameld en verkregen, worden door de Vereniging in ieder geval uiterlijk twee (2) jaren nadat het lidmaatschap is beëindigd verwijderd,
De persoonsgegevens die in het kader van de financiële administratie zijn verzameld en verkregen, worden door de Vereniging in ieder geval zeven (7) jaar bewaard.
Indien RKVV Nieuw Borgvliet het noodzakelijk acht persoonsgegevens (verder) te verwerken voor buiten de in dit Protocol beschreven doeleinden, dan zal uitsluitend RKVV Nieuw Borgvliet de verantwoordelijke zijn voor die verwerkingen in de zin van de Wbp en AVG. Indien RKVV Nieuw Borgvliet daartoe besluit, zal zij dat zelf moeten melden bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp).
Beveiliging van persoonsgegevens
Maatregelen
RKVV Nieuw Borgvliet doet er alles aan om de persoonsgegevens van haar /leden/ex-leden, op een zorgvuldige wijze te beschermen en te beveiligen
Het bewaren van de (leden)administratie in een met inlogcode en wachtwoord beveiligde computer/internetomgeving. Het is om veiligheidsreden bijvoorbeeld niet toegestaan persoonsgegevens te kopiëren naar een USB-stick of een privé-computer indien dit niet noodzakelijk is voor verdere verwerking.
In het inschrijfformulier wordt melding gemaakt van het privacy protocol en of men al dan niet akkoord gaat. De leden worden opgeroepen om via een formulier om al dan niet akkoord te gaan met het protocol.
Indien met persoonsgegevens wordt gewerkt, worden deze te allen tijde afgeschermd voor onbevoegden.
Tijdens activiteiten van de vereniging mogen foto’s en video opnames door derden gemaakt worden. De vereniging neemt daar geen verantwoordelijkheid voor. Ook voor opnames op onze website zal geen toestemming van de betrokkene gevraagd worden, noch worden zij hierover ingelicht. Ouders en leden die bezwaar hebben tegen publicatie van foto’s en opnames maken dat schriftelijk kenbaar bij het bestuur.
- De leden hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien.
- De leden geven toestemming voor het gebruik van hun persoonsgegevens.
- RKVV Nieuw Borgvliet heeft een beveiligde web site (SSL-certificaat).
- Het privacy protocol staat op de website.
Deze vind je op: https://veiliginternetten.nl/privacyverklaring/
Verwerkersovereenkomst(en) opstellen
Met externe gebruikers van de bestanden, zoals drukkers, verspreiders van de nieuwsbrieven en bijvoorbeeld de koepelorganisatie, moeten overeenkomsten worden opgesteld voor het gebruik van gegevens; de zogenoemde verwerkersovereenkomst (zie voor de vereisten: doel, duur, verantwoordelijke, locatie data, geheimhouding, aansprakelijkheid). Klik hier om te zien wat er in zo een overeenkomst moet staan (bron: NOV). In deze overeenkomsten moeten bijvoorbeeld ook afspraken gemaakt worden over het vernietigen van de gegevens na gebruik. Voorbeeld: als je organisatie een nieuwsbrief verstuurd vanuit een externe aanbieder zoals Mailchimp, moet met deze aanbieder een verwerkersovereenkomst gesloten worden. Dit geldt ook voor een hosting provider of een salarisadministrateur.
Ook wanneer het om de koepelorganisatie en gemeenten gaat, moeten afspraken gemaakt worden over het gebruik van de bestanden. De organisaties maken immers afspraken met de leden over het zorgvuldig bewaren van hun gegevens en daar kan een organisatie op aangesproken worden. Bijvoorbeeld: als je als sportvereniging gegevens van leden deelt met de sportbond, dan is een verwerkersovereenkomst vereist.
Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer van zowel de papieren als digitale (leden)administratie en draagt er voor zorg dat de verzameling/verkrijging, de (verdere) verwerking, het beheer en de bewaring van persoonsgegevens wordt uitgevoerd conform de Wbp en AVG, dit protocol en de overige documenten omtrent gegevensbescherming zoals deze gelden binnen de vereniging RKVV Nieuw Borgvliet.
Mate van bevoegdheid
Vanwege de taken die voortvloeien uit hun functie zijn binnen RKVV Nieuw Borgvliet de volgende personen bevoegd tot het inzien van en belast met de verwerking van persoonsgegevens:
- De voorzitter en secretaris van het bestuur van RKVV Nieuw Borgvliet ten aanzien van alle binnen de Vereniging te verwerken persoonsgegevens.
- De ledenadministrateur, de financiele administrateur en de penningmeester van het bestuur van RKVV Nieuw Borgvliet ten aanzien van de voor hen noodzakelijke persoonsgegevens, zoals de leden- en de financiële administratie.
- Wedstrijdleiding en assistenten ten aanzien van de voor hen noodzakelijke verwerking van competitiestanden en regeling wedstrijden.
Overige leden van de Vereniging hebben slechts toegang tot persoonsgegevens, indien dit noodzakelijk is bij de uitvoering van een bepaalde aan hen toegewezen taak en/of indien zij hiervoor toestemming hebben gekregen van het bestuur van RKVV Nieuw Borgvliet. De leden van Play Fair (waaronder mede verstaan de bestuursleden van RKVV Nieuw Borgvliet die inzage hebben in persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsplicht. Het bestuur van RKVV Nieuw Borgvliet ziet er, voor zover dat mogelijk is, op toe dat deze geheimhoudingsplicht door de leden wordt nageleefd.
Klachten
Binnen RKVV Nieuw Borgvliet zal een Functionaris Gegevens Bescherming zijn, bij wie een betrokkene eventuele klachten kan indien over de wijze waarop door RKVV Nieuw Borgvliet t zijn of haar persoonsgegevens wordt omgegaan dan wel over de wijze waarop de Wbp wordt nageleefd. Als men niet tevreden is met het resultaat kan men zich wenden tot College Bescherming Persoonsgegevens Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. mail@cbpweb.nl of https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
